Deskripsi Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

KEPALA LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

Wewenang	Mengendalikan kegiatan; 1. Menetapkan pencapaian tujuan jangka pendek untuk mengambil keputusan dan strategi bagi unit kerja; 2. Menandatangani surat dan dokumen sesuai ketentuan; 3. Menandatangani kontrak kerja sama dengan instansi lain atas persetujuan rektor; 4. Memberikan penilaian Kinerja bawahan; 5. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
Tanggung Jawab	1. Bertanggung jawab atas peningkatan proses penjaminan mutu yang terukur; 2. Bertanggung jawab untuk menjamin ketepatan standar mutu kegiatan universitas; 3. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijakan, rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan bahan kerja, hasil kerja;. 4. Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi; 5. Bertanggungjawab kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas; 6. Bertanggungjawab kedisiplinan bawahan;. 7. Bertanggungjawab efisiensi pendayagunaan alat tulis kantor (ATK) dan alat perlengkapan kantor (APK)
Uraian Jabatan	1. Merumuskan strategi dan menyusun rencana penjaminan mutu berdasarkan arah kebijakan universitas yang meliputi kebijakan dan standar di bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu; 2. Merumuskan strategi dan menyusun asesmen mutu berdasar arah kebijakan universitas yang meliputi kebijakan dan standar bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu;. 3. Merumuskan strategi dan menyusun informasi mutu yang meliputi kebijakan dan standar bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu; 4. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran bidang perencanaan mutu, asesmen mutu dan informasi mutu; 5. Melakukan koordinasi untuk penyusunan evaluasi diri dan portofolio universitas dalam rangka penjaminan mutu internal dan eksternal; 6. Merumuskan tindakan koreksi untuk memelihara dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan; 7. Berperan aktif dalam penyusunan serta pelaksanaan arah kebijakan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta; 8. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu berkelanjutan pada semua unit kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta; 9. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga kependidikan di penjaminan mutu secara periodik; 10. Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders; 11. Merancang prosedur pelaksanaan kegiatan dalam rangka penjaminan mutu yang meliputi perencanaan mutu, asesmen mutu dan informasi mutu; 12. Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan di bidang penjaminan mutu; 13. Memantau dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan penjaminan mutu yang telah dilakukan; 14. Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy; 15. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan; 16. Menyusun Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan; 17. Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Kepala Badan Penjamin Mutu yang baru.

KEPALA BIDANG PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Wewenang	1. Menentukan prioritas pekerjaan; 2. Memberikan penilaian Kinerja tenaga kependidikan Badan Penjaminan Mutu; 3. Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai ketentuan; 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
Tanggung Jawab	1. Bertanggung jawab atas kegiatan untuk memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit; 2. Bertanggung jawab untuk menjamin ketepatan standar mutu memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit; 3. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijaksanaan, rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan bahan kerja dan hasil kerja; 4. Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi; 5. Bertanggung jawab kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas; 6. Bertanggung jawab kedisiplinan bawahan; 7. Bertanggung jawab ketepatan pendayagunaan alat tulis kantor (ATK) dan alat perlengkapan kantor (APK).
Uraian Jabatan	1. Merumuskan strategi dan menyusun rencana monitoring, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit; 2. Merancang penjaminan mutu internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berdasar kan renstra universitas dalam bidang akademik, bidang pengelolaan sumberdaya, bidang kemahasiswaan, alumni, promosi dan kerjasama, bidang organisasi dan penjaminan mutu; 3. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran bidang Penjaminan Mutu Internal; 4. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu internal secara berkelanjutan pada semua unit kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta; 5. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga kependidikan Badan Penjaminan Mutu secara periodik; 6. Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders; 7. Menyusun Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Intenal (SPMI) yang meliputi Kebijakan SPMI, Manual Mutu SPMI, Standar SPMI, dan Formulir SPMI; 8. Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan Bidang Penjaminan Mutu Internal; 9. Menyusun Dokumen Manual Prosedur/Prosedur Mutu/ standart operating procedure (SOP) kegiatan asesmen; 10. Melakukan asesmen terhadap kegiatan bidang akademik dan non akademik di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta; 11. Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy; 12. Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan; 13. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan; 14. Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Kepala Bidang Penjaminan Mutu Internal yang baru.

KEPALA BIDANG PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Wewenang	1. Menentukan prioritas pekerjaan; 2. Memberikan penilaian Kinerja tenaga kependidikan Badan Penjaminan Mutu; 3. Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai ketentuan; 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
Tanggunga Jawab	1. Bertanggung jawab atas kegiatan untuk memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu eksternal di seluruh unit; 2. Bertanggung jawab untuk menjamin ketepatan standar mutu memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit; 3. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijaksanaan, rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan bahan kerja dan hasil kerja; 4. Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi; 5. Bertanggung jawab kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas; 6. Bertanggung jawab kedisiplinan bawahan; 7. Bertanggung jawab ketepatan pendayagunaan alat tulis kantor (ATK) dan alat perlengkapan kantor (APK).
Uraian Jabatan	1. Merumuskan strategi dan menyusun rencana monitoring, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu eksternal di seluruh unit; 2. Merancang penjaminan mutu eksternal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berdasarkan renstra universitas dalam bidang akademik, bidang pengelolaan sumberdaya, bidang kemahasiswaan, alumni, promosi dan kerjasama, bidang organisasi dan penjaminan mutu; 3. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran bidang Penjaminan Mutu Eksternal; 4. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu eksternal secara berkelanjutan pada semua unit kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta; 5. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga kependidikan penjaminan mutu secara periodik; 6. Menyusun prosedur pelaksanan administrasi kegiatan penjaminan mutu eksternal meliputi pendampingan akreditasi/ reakreditasi, perankingan nasional dan internasional; 7. Melaksanakan koordinasi dengan Kemenristekdikti dan Dikti PTM; 8. Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan di bidang penjaminan mutu eksternal; 9. Memberikan dukungan administratif dalam menghimpun usulan hibah kompetisi dari unit kerja, dukungan administrasi dalam proses seleksi, penyusunan proposal dan pelaksanaan di tingkat universitas, serta memberikan layanan teknis perbaikan dan pengusulan hibah kompetisi; 10. Memantau dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan penjaminan mutu eksternal yang telah dilakukan; 11. Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders; 12. Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy; 13. Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan; 14. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan; 15. Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Bidang Penjaminan Mutu Eksternal yang baru.

KEPALA BIDANG DOKUMENTASI MUTU

Wewenang	1. Mengembangkan kebijakan dan prosedur dokumentasi mutu di universitas; 2. Mengawasi pelaksanaan kebijakan dokumentasi mutu di seluruh departemen universitas; 3. Menyetujui dokumen-dokumen yang berkaitan dengan standar mutu sebelum disebarkan.
Tanggung Jawab	1. Memastikan bahwa semua proses dan prosedur universitas terdokumentasi dengan tepat dan sesuai standar yang ditetapkan. 2. Menjaga agar catatan dan dokumen terorganisir, terkini, dan mudah diakses. 3. Mengkoordinasikan pengumpulan informasi dan data dari berbagai departemen untuk proses dokumentasi. 4. Melaksanakan audit dokumentasi untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan terhadap standar mutu. 5. Mengupdate dokumentasi sesuai dengan perubahan kebijakan atau prosedur. 6. Menyediakan pelatihan dan memastikan diseminasi informasi tentang prosedur dokumentasi kepada staf yang relevan.
Uraian Jabatan	1. Merancang dan memelihara sistem dokumentasi untuk mencatat kebijakan, prosedur, dan catatan kinerja universitas. 2. Mengelola pengendalian dokumen untuk memfasilitasi akses dan pemulihan dokumen yang efisien. 3. Mengawasi penerapan dan pemeliharaan standar mutu yang diakui, seperti ISO. 4. Berkoordinasi dengan bidang penjaminan mutu internal dan eksternal serta tim audit untuk perbaikan mutu. 5. Memberikan pendukung dan pelatihan kepada anggota universitas mengenai praktik dokumentasi mutu. 6. Melaporkan kepada Rektor dan Ketua Lembaga Penjaminan Mutu mengenai kegiatan dan inisiatif terkait dokumentasi dan peningkatan mutu.

TIM AUDIT MUTU INTERNAL

Wewenang	1. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi terhadap proses-proses dan sistem manajemen mutu di universitas. 2. Mengakses semua dokumentasi, catatan, dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan audit. 3. Meminta klarifikasi atau informasi tambahan dari staf dan pengelola di seluruh tingkatan universitas untuk tujuan audit. 4. Memberikan rekomendasi perbaikan berdasarkan temuan audit. 5. Menyusun dan mengajukan laporan audit kepada Kepala Bidang Dokumentasi Mutu dan manajemen puncak.
Tanggung Jawab	1. Menilai keefektifan dan kepatuhan sistem manajemen mutu terhadap standar mutu yang telah ditetapkan. 2. Mengidentifikasi kesenjangan atau penyimpangan dari prosedur yang telah ditentukan dan standar yang berlaku. 3. Menyusun jadwal audit dan memastikan audit dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disetujui. 4. Membuat laporan yang jelas dan objektif mengenai hasil audit, termasuk temuan, bukti audit, dan rekomendasi. 5. Memastikan tindak lanjut dari rekomendasi audit dilaksanakan.
Uraian Jabatan	1. Menyusun rencana audit tahunan berdasarkan analisis risiko dan area kritis dari proses pendidikan dan administratif. 2. Melakukan audit internal secara berkala untuk menilai pelaksanaan prosedur dan kebijakan yang berkaitan dengan mutu. 3. Berinteraksi dengan berbagai departemen untuk mengumpulkan data, melaksanakan wawancara, dan mengobservasi proses kerja langsung. 4. Mengkaji ulang kebijakan dan prosedur mutu untuk memastikan aligmen dengan tujuan dan sasaran mutu universitas. 5. Mendokumentasikan semua temuan audit dan mengkomunikasikannya kepada pihak-pihak terkait. 6. Memantau dan melaporkan kemajuan perbaikan yang diusulkan dan memverifikasi efektivitas tindakan perbaikan yang telah diimplementasikan. 7. Berperan aktif dalam peningkatan berkelanjutan dengan mengusulkan perubahan atau inisiatif baru berdasarkan hasil audit.